Privatlivspolitik

1. Indledning til Privatlivspolitik

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Ravneborg (”foreningen” eller ”vi”) behandler personoplysninger om vores medlemmer. Formålet er at give dig et overblik over, hvilke oplysninger vi indsamler, hvorfor vi gør det, hvordan vi håndterer dem, og hvilke rettigheder du har i den forbindelse.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til bestemte formål og på et lovligt grundlag i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning, herunder EU’s Databeskyttelsesforordning (GDPR) og den danske databeskyttelseslov.

2. Dataansvarlig og kontaktoplysninger

        Dataansvarlig: Ravneborg
        Kontaktperson: Morten Wifstrand
        Adresse: Nordengen 15, 2630 Taastrup
        CVR: 30255372
        Mail: bestyrelsen@ravneborg.dk
        Website: ravneborg.dk

Ravneborg er dataansvarlig for de personoplysninger, vi behandler. Vi sikrer, at behandling af personoplysninger sker i overensstemmelse med gældende lovgivning.

3. Kategorier af personoplysninger og kilder

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om vores medlemmer:

Almindelige personoplysninger

  • Registrerings- og kontaktoplysninger: Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse og fødselsdato.
  • Relationer/familieforhold: Kontaktoplysninger på forældre/værger for medlemmer under 18 år, når det er nødvendigt for kommunikationen og opfyldelsen af foreningens aktiviteter og krav fra Rødovre Kommune.

Kilder

  • Som udgangspunkt indhentes oplysninger direkte fra medlemmerne selv.
  • I sjældne tilfælde kan oplysninger modtages fra andre kilder, fx offentlige myndigheder eller politiet, hvis det er relevant.

Vi behandler alene de oplysninger, der er nødvendige for at opfylde de nedenfor beskrevne formål.

4. Formål og retsgrundlag for behandlingen

Vi behandler dine personoplysninger til de formål, der er anført nedenfor. Behandlingen sker på baggrund af ét eller flere af følgende lovlige behandlingsgrundlag i GDPR-artikel 6:

  • Artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af en kontrakt): Når behandlingen er nødvendig for at administrere dit medlemskab (fx kontingentopkrævning).
  • Artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse): Når vi har pligt til at afrapportere til offentlige myndigheder, fx efter folkeoplysningsloven.
  • Artikel 6, stk. 1, litra f (legitime interesser): Når behandlingen er nødvendig for at varetage foreningens berettigede interesser (fx administration, planlægning af aktiviteter, vedligeholdelse af medlemsdatabase og kommunikation).

Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål:

  • Medlemshåndtering: Opkrævning af kontingent, registrering, kontakt og administrative forhold.
  • Afrapportering til offentlige myndigheder: Fx Rødovre Kommune i forbindelse med krav om medlemstal, demografi m.v. (retlig forpligtelse).
  • Gennemførelse af foreningens aktiviteter: Planlægning, afholdelse og opfølgning på arrangementer, herunder sociale arrangementer og generalforsamling.
  • Overholdelse af lovkrav: Fx folkeoplysningsloven eller anden relevant lovgivning.
  • Administration af din relation til os: Herunder kontakt, vedligeholdelse af medlemsdatabase samt håndtering af medlemsrettigheder iht. vedtægterne.

5. Billeder og markedsføring

Billeder

  • Vi kan tage billeder og eventuelt kortvarige videoklip i forbindelse med foreningens aktiviteter.
  • Billeder, der alene afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen, behandles ud fra foreningens legitime interesser (GDPR art. 6, stk. 1, litra f) i at dokumentere og synliggøre arrangementer og dagligdagen i foreningen.
  • Hvis vi påtænker at anvende portrætbilleder eller lignende genkendelige billeder af dig til andet end almindelig omtale af foreningens aktiviteter (fx på hjemmeside eller sociale medier), vil vi normalt bede om dit samtykke, hvis det er nødvendigt efter lovgivningen.

Markedsføring

  • Vi videregiver ikke personoplysninger til kommercielle firmaer eller samarbejdspartnere til markedsføringsformål uden dit udtrykkelige samtykke.

6. Databehandlere og overførsler

Salesforce (standard DPA)

  • Vi anvender Salesforce som medlemsdatabase, og datalagringen foregår på servere placeret inden for EU.
  • Vi benytter Salesforces standard Data Processing Agreement (DPA), som opfylder kravene i GDPR-art. 28. Heraf følger, at Salesforce udelukkende behandler personoplysninger på vores vegne og i overensstemmelse med GDPR.
  • I praksis betyder det, at Salesforce handler som databehandler på vores instruks og alene med henblik på at varetage driften af vores medlemsdatabase samt relaterede supportfunktioner.

Øvrige leverandører

  • Vi kan desuden benytte andre eksterne leverandører (fx til IT-drift eller bogføring). I så fald vil der altid være en databehandleraftale eller tilsvarende aftalegrundlag, som sikrer, at personoplysninger kun behandles i overensstemmelse med vores instrukser og gældende databeskyttelseslovgivning.

7. Videregivelse af personoplysninger

Vi videregiver kun personoplysninger, når det er nødvendigt og relevant, fx:

  • Til offentlige myndigheder (som Rødovre Kommune) i det omfang, der er krav om indberetning i henhold til folkeoplysningslov eller andre lovkrav.
  • Til organisationer i forbindelse med foreningsaktiviteter eller konkurrence-/turneringsdeltagelse, hvor oplysninger om deltagelse er påkrævet.

Vi videregiver ikke personoplysninger til andre end ovenstående uden dit samtykke, medmindre vi er retligt forpligtet dertil.

8. Opbevaringsperiode og slettepolitik

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe du er medlem, og i op til 5 år efter udmeldelse af foreningen af praktiske og administrative hensyn, fx for at kunne dokumentere økonomiske transaktioner, imødekomme lovkrav eller håndtere potentielle retstvister.

Herefter slettes, anonymiseres eller arkiveres oplysningerne forsvarligt, hvis der ikke er et særligt lovkrav eller en anden saglig grund til fortsat opbevaring.

9. Dine rettigheder

Som registreret medlem har du efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder, herunder:

  • Ret til oplysning om, hvordan vi behandler dine data.
  • Ret til indsigt i de personoplysninger, vi har om dig.
  • Ret til berigtigelse af ukorrekte oplysninger.
  • Ret til sletning (”retten til at blive glemt”) af oplysninger, som ikke længere er nødvendige for formålet.
  • Ret til begrænsning af behandling, hvis du mener, at oplysningerne er forkerte, eller hvis du har gjort indsigelse.
  • Ret til dataportabilitet, hvis behandlingen er baseret på samtykke eller kontrakt, og behandlingen foretages automatisk.
  • Ret til indsigelse mod behandling baseret på legitime interesser.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte os via anførte kontaktoplysninger øverst i denne privatlivspolitik. Vi vil behandle din anmodning så hurtigt som muligt, typisk inden for en måned.

10. Tilbagetrækning af samtykke

I det omfang, at vi i sjældne tilfælde behandler dine personoplysninger på baggrund af dit samtykke, kan du til enhver tid trække dette samtykke tilbage. Det kan ske ved at kontakte os via kontaktoplysningerne øverst. Tilbagetrækning af samtykke påvirker ikke lovligheden af den behandling, der fandt sted, før samtykket blev trukket tilbage.

11. Børn og unge under 18 år

Når vores medlemmer er under 18 år, er vi særligt opmærksomme på at sikre passende beskyttelsesniveau for deres personoplysninger. Forældre/værger kan blive anmodet om samtykke eller bekræftelse af medlemskab, hvis behandlingsgrundlaget kræver det.

12. Klage til Datatilsynet

Hvis du er uenig i vores behandling af dine personoplysninger, eller hvis du mener, at vi ikke overholder lovgivningen, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet:

13. Ændringer i privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at ændre denne privatlivspolitik løbende. Ved væsentlige ændringer vil datoen for seneste revidering blive opdateret, og medlemmerne vil blive orienteret i nødvendigt omfang. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside, ravneborg.dk

Har du spørgsmål til vores behandling af personoplysninger?
Du er velkommen til at kontakte os på ovenstående kontaktoplysninger, hvis du ønsker yderligere information.

Opdateret d. 1. Feb. 2025